Integritetspolicy

För Atom Agency AB är personlig integritet viktigt. Vi eftersträvar en hög nivå av dataskydd och följer Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (GDPR) samt tillämplig svensk lagstiftning, däribland marknadsföringslagen (2008:486).

I denna policy förklarar vi vilka personuppgifter vi samlar in, varför vi gör det, hur länge vi sparar dem och vilka rättigheter du har. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor. Kontaktuppgifter finns längst ner.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är alla uppgifter om en levande fysisk person som direkt eller indirekt kan kopplas till den personen. Det handlar inte bara om namn och personnummer utan även om till exempel bilder och e-postadresser, IP adress, bolagsnamn, jobb position. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna i vårt CRM system eller via andra digitala verktyg listat i vår cookiepolicy där du kan neka eller acceptera olika tjänster. Det handlar om till exempel insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning och överföring.

Personuppgiftsansvarig

För de behandlingar som sker inom Atom Agency AB:s verksamhet är Atom Agency AB (556978-8671, Stora varvsgatan 6a, 211 19, Malmö) personuppgiftsansvarig.

Kontaktformulär och webbplatsförfrågningar

När du fyller i ett formulär på vår hemsida, samlar vi in de uppgifter du väljer att lämna. Informationen skickas direkt till vårt CRM-system och används uteslutande för att hantera din förfrågan och återkoppla till dig. Den lagliga grunden är ett berättigat intresse; du har aktivt tagit kontakt med oss och vi har ett legitimt intresse av att besvara din förfrågan. Uppgifterna sparas i 24 månader efter senaste kontakt.

Atom Mind – vårt nyhetsbrev

När du prenumererar på vårt månatliga nyhetsbrev Atom Mind samlar vi in de uppgifter du anger vid anmälan. Informationen används för att skicka relevanta utskick inom webb, design och marknadsföring. Den lagliga grunden är samtycke – du har aktivt anmält dig och kan när som helst avregistrera dig via länken i varje utskick. Vi spårar även standardstatistik såsom öppningsfrekvens och klick för att förbättra relevansen i våra utskick. Prenumeranter som inte interagerat med något utskick under 12 månader tas automatiskt bort från listan.

CRM-system och kunduppgifter

För befintliga kunder och aktiva affärskontakter lagrar vi relevanta uppgifter i vårt CRM-system, såsom kontaktinformation, bolagsuppgifter, faktureringsuppgifter, information om köp och beställningar samt offertförfrågningar. Den lagliga grunden är avtal och rättslig förpliktelse för bokföringsdata, samt berättigat intresse för övrig affärskommunikation. Bokföringsdata sparas i minst 7 år enligt bokföringslagen. Övriga uppgifter sparas så länge kundrelationen är aktiv och därefter i 24 månader.

Atom Access

Atom Access (access.atomagency.co) är vår plattform för beställning av byråtjänster via credits. Behandlingen av personuppgifter inom Atom Access beskrivs i en separat integritetspolicy som finns på access.atomagency.co/integritetspolicy.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför?

Vi behandlar personuppgifter uteslutande i ett B2B-sammanhang. Nedan beskriver vi de situationer där vi samlar in uppgifter, vad vi samlar in och på vilken laglig grund.

Personuppgiftsbiträden

Vi delar inte dina privata uppgifter med någon om du ej godkänt det via vår cookielösning. Då kan dina uppgifter komma delas med andra digitala tjänster som kräver vissa uppgifter för att kunna utföra sina tjänster som det är menat. För mer information om detta var snäll och läs vår cookiepolicy.

Verktyg och tredjeparter

Vi använder ett antal digitala verktyg för att driva och förbättra vår verksamhet. Vissa av dessa verktyg kan behandla personuppgifter. Nedan beskriver vi vilka verktyg vi använder och varför.

Kommunikation och fillagring

‍Vi använder Google Workspace för intern kommunikation och filhantering. Google agerar som personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifter endast enligt våra instruktioner.

Webbanalys

‍Vi använder Google Analytics och Google Tag Manager för att förstå hur besökare använder vår webbplats – till exempel vilka sidor som besöks och hur länge. Dessa verktyg aktiveras endast om du har accepterat analyticscookies.

Annonsering och marknadsföring

‍Vi använder Meta Pixel och LinkedIn Insight Tag för att mäta effekten av vår annonsering. Dessa aktiveras endast om du har accepterat marknadsföringscookies.

Automatiserade integrationer

‍Vi använder Make för att automatisera flöden mellan vår webbplats och vårt CRM-system. Verktyget hanterar data enbart i enlighet med våra instruktioner.

CRM och e-post

‍Vi använder Outseta som CRM- och e-postsystem för att hantera kundrelationer och skicka utskick.

Cookiehantering

‍Vi använder Cookiebot för att hantera cookies och samtycken på vår webbplats. Cookiebot ser till att inga icke-nödvändiga cookies aktiveras utan ditt godkännande. Läs mer om hur vi använder cookies på atomagency.co/cookies

Om tredjelandsöverföringar

‍Flera av våra leverantörer, däribland Google, Meta och LinkedIn, är amerikanska bolag. Överföringar av personuppgifter till USA sker i enlighet med EU–US Data Privacy Framework eller via standardavtalsklausuler (SCC), vilket säkerställer att dina uppgifter skyddas enligt EU:s dataskyddsnivå.

Alla leverantörer agerar som personuppgiftsbiträden. Samtliga tillhandahåller standardiserade databehandlingsavtal (DPA) som gäller för alla användare av deras tjänster och som uppfyller kraven i GDPR artikel 28.

Delning av personuppgifter

Vi delar inte dina personuppgifter med tredje part i marknadsföringssyfte utan ditt samtycke. Vi kan komma att dela uppgifter med myndigheter, såsom Skatteverket, när vi är skyldiga att göra det enligt lag eller myndighetsbeslut. När uppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den aktörens egna integritetspolicy.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Bokföringsdata sparas i minst 7 år enligt bokföringslagen. Kunduppgifter i CRM sparas i 24 månader efter avslutat engagemang. Prenumeranter på Atom Mind raderas efter 12 månaders inaktivitet. Uppgifter från kontaktformulär sparas i 24 månader.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att få ett utdrag av de uppgifter vi har registrerade om dig, begära rättelse av felaktiga uppgifter, och i vissa fall begära radering. Du har även rätt att invända mot behandling som baseras på berättigat intresse, begära begränsning av behandlingen samt rätt till dataportabilitet. Om behandlingen grundas på samtycke kan du när som helst återkalla det. Kontakta oss på info@atomagency.se för att utöva dina rättigheter – vi svarar inom 30 dagar. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på imy.se.

Marknadsföring och e-post

Vi följer marknadsföringslagen (2008:486) och skickar kommersiella e-postmeddelanden endast till mottagare som aktivt prenumererat på Atom Mind, eller till befintliga kunder där meddelandet rör relevanta tjänster liknande dem de redan använder. Varje marknadsföringsutskick innehåller alltid en tydlig möjlighet att avregistrera sig och vi respekterar omedelbart alla sådana önskemål.

Säkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller förstörelse. Våra leverantörer är noggrant utvalda och har ingått personuppgiftsbiträdesavtal med oss.

Ändringar i integritetspolicyn

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på atomagency.co. Vid väsentliga förändringar informerar vi dig via e-post om du är kund eller prenumerant.

Kontakt

Har du frågor eller funderingar kring hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Atom Agency AB, org.nr 556978-8671, Stora Varvsgatan 6A, 211 19 Malmö.

Tel: +46 40 63 66 520
E-post: info@atomagency.se